پنجمین همایش مدیریت اسناد کشور

پنجمین همایش مدیریت اسناد کشور با حضور سیدرضا صالحی‌امیری مشاور رئیس جمهور و رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران و جمعی از مسئولان اسناد کشور در سالن همایش‌های ساختمان آرشیو ملی ایران برگزار شد.

در این مراسم سیدرضا صالحی‌امیری رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران بیان داشت: کتابخانه ملی ایران در دوره جدید مدیریت ۸ برنامه استراتژیک را تعریف کرده است تا هم هدف و مسیر خود را مشخص کند و هم جهت‌گیری خود را مشخص کند.

وی اضافه کرد: ما نیازمند تبیین و تدوین سیاست‌های راهبردی مشخص هستیم که بدانیم آینده مطلوب ما کجاست و امروز کجا هستیم و برای رسیدن به آینده مطلوب باید چه گامی برداریم.
صالحی‌امیری ادامه داد: در طراحی برنامه استراتژی باید رویکردمان را از رویکرد بخشی به ملی تبدیل کنیم و از چالش‌های بنیادی نظام در عرصه مدیریت اجرایی کشور، فقدان انسجام درونی میان اجزاء نظام که هزینه‌های سنگینی را به کشور تحمیل کرده‌اند، خودداری کنیم چرا که همه دستگاه‌ها می‌خواهند همه چیز را داشته باشند و همین امر باعث می‌شود که هم در حوزه نیروی انسانی، بودجه و کارآمدی دچار مشکلاتی شده و ناکارآمدی اتفاق بیفتد.

* صالحی‌امیری: در ایران اسناد و آرشیو ملی در جایگاه خودشان نیستند

مشاور رئیس جمهورگفت: بنده ۴۳ آسیب را طی یک دهه گذشته شناسایی و آن را در کتابی به چاپ رساندم. به همین منظور معتقدم در سطح کلان با ۷ آسیب جدی مواجه هستیم که نخستین آسیب در حوزه ما این است که سیاست‌های اسنادی در کشور واحد نیستند و ما دچار یک نوع تعارض سیاسی هستیم چرا که هدف اصلی، آرمانی و چشم‌انداز در حوزه اسناد تعریف نشده و در صورت اینکه باید از این سند یک نگرش و برداشت واحد داشته باشیم.

وی با اشاره به این مطلب که در ایران اسناد و آرشیو ملی در جایگاه خودشان نیستند، ادامه داد: متاسفانه کمترین بودجه برای مراکز اسنادی است. نکته سوم از چالش‌ها، مدیریتی است به گونه‌ای که مدیریت در مجموعه اسناد ملی فاقد انسجام و کارآمدی لازم است.

صالحی‌امیری درباره دیجیتال سازی اسناد بیان کرد: برنامه‌های اسناد منسجم و هماهنگ نیست و کارآمدی لازم را ندارد. حتی در این راستا یک برنامه واحد دیجیتال‌سازی اسناد را نداریم به گونه‌ای که دچار یک تأخر جدی در حوزه دیجیتال‌سازی هستیم.

این مقام مسئول با اشاره به این مطلب که در سطح ملی به مدیریت اسناد توجه کافی نداشته‌ایم، افزود: روش و چالش چهارم تقنیمی است یعنی یک نظام سلیقگی و فردی در نظام مدیریت اسناد حاکم است به گونه‌ای ک مجموعه امتیازاتی که نیروهای ما در سراسر کشور دارند، درخور شان و ماموریت این عزیزان نیست.

وی اضافه کرد: امروزه ما در شرایط سخت معیشت کارمندان اسنادی هستیم به گونه‌ای که این عزیزان در مزایا آن هم با توجه به سختی کارشان در رتبه آخر قرار دارند و به دلیل اینکه شغل اسناد سخت و زیان‌آور شناخته نشده است، مشمول قانون سختی کار نمی‌شوند که ما این را نیز از آقای نوبخت درخواست داشته و مورد بررسی قرار داده‌ایم.

صالحی‌ امیری ادامه داد:‌ ما در عرصه برنامه‌ریزی ضعف جدی در نظام اسنادی کشور مشاهده می‌کنیم چرا که زبان‌ یا همان نرم‌افزار و سیاست واحد نداریم به گونه‌ای که امروز نیازمند یک شفافَ‌سازی هستیم، همچنین نکته پایانی، بحث کارکردی و عملکرد است. چرا که مرزهای کاذب عملکردهای ما را زیر سوال ببرند که معتقدم برای یک بار هم که شده باید به آن عقلانیت برسیم.

 لزوم داشتن یک سند راهبردی درازمدت در حوزه اسناد

رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران بر لزوم داشتن یک سند راهبردی درازمدت آن هم در کمترین زمان اجرایی، تاکید کرد و گفت: معتقدم بحث استفاده از مقوله آموزش نوین نیز باید مورد توجه قرار گیرد چرا که امروزه دنیا تجربه‌های قوی را در حوزه اسناد تجربه کرده است که ما نیز می‌توانیم در این راستا کارشناسان بسیاری را از ایران اعزام و استادان مجرب را به کشور دعوت کنیم که این مهم در سال ۹۴ امکانپذیر است.

وی با اشاره به یونسکو، ادامه داد: یونسکو یک برنامه‌ای تحت عنوان حافظه جهانی را در دستور کار دارد که ما تا کنون توانسته‌ایم ۷ اثر را به ثبت جهانی برسانیم و امسال نیز ۴ اثر را ثبت منطقه‌ای و ۴۲ اثر را نیز به ثبت ملی برسانیم.

صالحی امیری بیان کرد: معتقدم تاریخ شفاهی دستگاه‌ها را باید نوشت یعنی همه نهادها اعم از آموزش و پرورش که بسیار حیاتی نیز هست باید تاریخ شفاهی خود را ثبت و ضبط کند به همین منظور سازمان اسناد کتابخانه ملی ایران نیز آمادگی خود را برای کمک به این دستگاه‌ها اعلام می‌کند.

در ادامه این مراسم غلامرضا عزیزی معاون سازمان آرشیو ملی ایران بیان داشت: طی دو سال گذشته معاونت اسناد برای گزار اسناد سنتی و الکترونیکی سه فاز شناخت، تولید و نگهداری را اجرا کرده است و در حوزه شناخت نیز این مهم به فضای مجازی ارائه داده شد.

وی اضافه کرد: در حوزه تولید سه روش اسناد مورد توجه قرار گرفت که در آن تولید، نگهداری، بایگانی و انتقال اطلاعات به شیوه جدید را در نظر گرفتیم که نرم‌افزار آن نیز در سال جدید عملیاتی می‌شود.

عزیزی ادامه داد: کارکرد دیگر ورود به تولید استانداردهای ملی بود یعنی قرار است این برنامه به صورت پایلوت در سیستم خودمان اجرا شود و بعد به کلیه دستگاه‌های دولتی ارائه کنیم، همچنین در بحث دوم به استانداردهای ملی پرداخته‌ایم که در این زمینه ۱۳ استاندارد مشارکت داشته‌ایم که از این ۱۳ استاندارد ۳ استاندارد به اسناد الکترونیکی مربوط می‌شود.

وی افزود: علاوه بر این نیز مدیریت اسناد الکترونیک را جز برنامه‌ریزی‌هایمان قرار دادیم که سال گذشته پایه‌ریزی اول صورت گرفت و امسال هم به صورت کامل انجام شده است. به گونه‌ای که ما در حوزه استاندارد ملی در سازمان جهانی استاندارد ارتقا داشته‌ایم و نظرات ما به صورت رای مدنظر قرار گرفته است در حالی که سال‌های گذشته تنها در حد یک اظهار نظر بود.

عزیزی بیان کرد: در بحث موضوع‌نویسی پرونده‌ها و بایگانی‌ها نیز سازمان آرشیو ملی وارد عمل شده است به نوعی به دنبال آن هستیم که سرنوشت سند را برای انتقال یا امحاء در زمانی که تولید می‌شوند را مشخص کنیم.

در ادامه این مراسم آموزگار سرپرست اداره کل شناسایی و فراهم‌آوری اسناد اظهار داشت: یکی از مهمترین برنامه‌های ما در ایجاد مدیریت اسناد در دستگاه‌های دولتی، بسترسازی مناسب جهت دسترسی هر چه سریعتر و بهتر اشخاص و سازمان‌ها به اطلاعات و برقراری ارتباطات و انجام خدمات دولتی است که موجب کاهش زمان انتظار مراجعه‌کنندگان برای دریافت خدمات و افزایش میزان بهره‌وری و نیز باعث حذف بروکراسی اداری و اصلاح نظام بایگانی‌ها خواهد شد و این مسیر محقق نخواهد شد مگر با همکاری، همفکری و تبادل افکار میان مدیران و کارشناسان اسناد دستگاه‌ها.

وی اضافه کرد: امروزه حجم انبوه اسناد و مدارک در دستگاه‌ها و نحوه بررسی و ارزشیابی پرونده‌ها و سوابق راکد و صدور مجوز امحای اوراق زائد و تدوین قوانین و مقررات مربوط به اسناد و امکان دسترسی به اسناد الکترونیکی یکی از مهمترین چالش‌های مدیریت اسناد محسوب می‌شود.

آموزگار ادامه داد: در این راستا سازمان‌ها و دستگاه‌های دولتی با پیاده‌سازی روش‌های نوین نگهداری و دسترسی به اسناد الکترونیکی و ایجاد بانک‌های طرح نوین یکسان سازی ساماندهی اسناد دولتی، از استانداردهای لازم پیروی می‌کند.

وی در پایان گفت: همکاری خوب و سازنده سازمان آرشیو ملی با دستگاه‌ها در سال گذشته منجر به تعیین تکلیف یک میلیارد و ۶۱۹ میلیون و ۳۸۵ هزار و ۴۳۳ برگ سند شد که از این تعداد ۲۷ میلیون و ۱۶۶ هزار و ۲۸ برگ سند به سازمان منتقل شده است که در نهایت منجر به آزادسازی ۳۲ هزار و ۳۰۶ متر مربع از فضای بایگانی‌های دستگاه‌ها شده است